Jeden Tag schickt deine KI Nachrichten im Namen deines Unternehmens, in deinem Namen. Während du Effizienz gewinnst, verlierst du etwas viel Wertvolleres: Deine Einzigartigkeit im Markt.
Das Problem: Deine Kunden entwickeln ein feines Gespür für generische KI-Kommunikation. Formulierungen wie "Gerne stehe ich für weitere Fragen zur Verfügung" oder "Ich hoffe, diese Informationen sind hilfreich" schreien förmlich "Künstliche Intelligenz!" - und untergraben systematisch das Vertrauen in deine Marke.
Aber es geht anders. Viel besser sogar.
Stell dir vor, dein KI-Assistent klingt nicht wie eine Maschine, sondern wie du. Er verwendet deine bevorzugten Formulierungen, deinen Humor und deine Art, komplexe Sachverhalte zu erklären. Egal, ob du Selbständiger, Unternehmer oder Führungskraft bist, eine KI, die so spricht wie du, ist sehr bereichernd und unterstützend - und ein klarer Wettbewerbsvorteil.
People will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.
Maya Angelou
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deine KI so trainierst, dass sie deine einzigartige Stimme und Persönlichkeit widerspiegelt - tool-agnostisch und praxiserprobt.
Warum authentische KI-Kommunikation erfolgskritisch ist
Bevor wir ins Detail gehen, schauen wir uns an, warum ich dir empfehle, solide Vorarbeit zu leisten, wenn du generische KI-Texte vermeiden willst.
Drei Kernprobleme untrainierter KI kosten dich täglich Geld:
Das Austauschbarkeitsproblem
Alle nutzen dieselben Standard-Prompts und bekommen dieselben generischen Ergebnisse (natürlich in unterschiedlichen Varianten, da ja die Ergebnisse auf Wahrscheinlichkeiten basieren). Wenn deine Konkurrenz genauso klingt wie du, wo ist dann dein Mehrwert? Deine KI wird zur Commodity - austauschbar und beliebig.
Der Vertrauensverlust
Kunden entwickeln ein Radar für künstlich wirkende Kommunikation. Eine E-Mail, die nach "ChatGPT Standard" klingt, lässt sie unbewusst zweifeln: "Nimmt mich dieser Anbieter überhaupt ernst genug, um persönlich zu antworten, oder bin ich hier eine Nummer? Ist hier ein Mensch involviert?" Menschen sehnen sich nach persönlicher Kommunikation! Insbesondere dann, wenn sie etwas kaufen sollen/wollen.
Die Marken-Verwässerung
Deine Art zu kommunizieren ist Teil deiner Markenidentität. Es geht um DEINE Markensprache.
Wenn deine KI anders spricht als du, sendest du widersprüchliche Signale aus. Mal professionell-distanziert, mal warm-persönlich - deine Kunden wissen nicht mehr, woran sie bei dir sind. Das irritiert die Menschen, die es mit dir zu tun haben, deine potentiellen Kunden. Und wir wissen aus Studien: Ein verwirrter Geist kauft nicht.
Die Anatomie deiner authentischen Kommunikation
Was macht DEINE Stimme einzigartig? Diese Frage gilt nicht nur für dich persönlich, sondern auch für dein Unternehmen. Ein 15-köpfiges Architekturbüro kommuniziert anders nach außen anders als eine 3-Personen-Marketingagentur. Und das sollte sich auch in der KI widerspiegeln.
Bevor du deine KI trainierst, darfst du verstehen, was dich oder dein Unternehmen kommunikativ auszeichnet. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben hier einen entscheidenden Vorteil: Eure Kommunikation ist noch nicht durch zu viele Hierarchien und Abstimmungsschleifen verwässert. Idealerweise ist die Tonalität bereits im Markenhandbuch festgehalten oder sie wird zumindest "gelebt".
Deine kommunikative DNA analysieren
Tonalität: Bist du eher formell oder locker? Sachlich oder emotional? Direkt oder diplomatisch?
Sprachmuster: Welche Wörter verwendest du häufig? Welche Metaphern nutzt du? Sagst du "super" oder "exzellent"? "Problem" oder "Herausforderung"?
Werte und Überzeugungen: Wie zeigen sich deine Werte in der Sprache? Ein nachhaltigkeitsfokussierter Berater wird anders über "Wachstum" sprechen als ein Effizienz-Experte.
Persönlichkeitsmerkmale: Bist du humorvoll, analytisch, empathisch oder visionär? Diese Eigenschaften färben jede Formulierung.
Die 5-Schritt-Methode: Vom generischen Bot zum authentischen Assistenten
Schritt 1: Deine Markensprache definieren
Sammle 10-15 repräsentative Texte: E-Mails, Social Media Posts, Kundenkorrespondenz. Analysiere sie dann systematisch:
- Welche Phrasen verwendest du wiederholt?
- Wie ist dein Satzbau? Kurz oder ausführlich?
- Welchen Humor setzt du ein?
- Wie erklärst du komplexe Sachverhalte?
Tipp: Lass dich doch gerne von der KI unterstützen, um herauszufinden, was deine Sprache ausmacht. Gib ihr dazu einige Textfragmente und analysiere so den Kommunikationsstil.
Schritt 2: Das Kommunikations-Profil erstellen
Erstelle dein "Sprach-DNA-Dokument" - hier gerne ein Beispiel:
TONALITÄT: Freundlich-professionell, direkt aber nie verletzend
ANSPRACHE: Du/Sie je nach Kontext
LIEBLINGSWÖRTER: "konkret", "praxistauglich", "auf den Punkt"
VERMEIDEN: Buzzwords wie "disruptiv", übertriebene Superlative
HUMOR: Subtil, niemals auf Kosten anderer
Schritt 3: Die KI briefen - Der Systemprompt als Fundament
Jetzt wird es ein bisschen technisch: Du erstellst den Systemprompt, der deine KI dauerhaft auf deine Kommunikationsweise programmiert. Je nach Tool nennst sich das:
- ChatGPT: Custom Instructions oder Custom GPTs
- Claude: Projects oder System Messages
- Gemini: Custom Instructions
- Andere Tools: System Prompt oder Initial Instructions
Dein Systemprompt sollte idealerweise enthalten:
Rolle: Wer ist die KI? ("Du bist mein persönlicher Kommunikationsassistent...")
Kontext: In welchem Rahmen agiert sie? (Branche, Zielgruppe, Einsatzbereich)
Tonalität: Wie soll sie klingen? (Dein erstelltes Kommunikationsprofil)
Verhalten: Was soll sie tun/nicht tun? (Do's and Don'ts)
Beispiele: 2-3 konkrete Textbeispiele deiner Kommunikation (je mehr, desto besser)
Ausgabeformat: Struktur und Länge der gewünschten Antworten
Wichtig: Der Systemprompt ist dein "Betriebssystem". Wenn du es einmal richtig erstellt hast, arbeitet deine KI konsistent in deinem Stil, ohne dass du bei jeder Anfrage alles wiederholen musst.
Schritt 4: Training durch Feedback-Loops
Starte mit deinem Systemprompt und nutze deine KI im echten Arbeitsalltag. Die KI lernt hauptsächlich durch den initialen Systemprompt - nicht durch nachträgliches Training (Es gibt auch Ausnahmen, wenn du zB den Memory-Effekt nutzt).
Wenn eine Antwort nicht passt:
- Gib direktes Feedback: "Das klingt zu steif, schreib lockerer"
- Notiere dir wiederkehrende Probleme
- Justiere den Systemprompt bei grundsätzlichen Abweichungen solange, bis die Ergebnisse nach dir klingen
Schritt 5: Qualitätskontrolle
Der "Authentizitäts-Check" mit 5 Fragen:
- Würde ich das genauso formulieren?
- Entspricht der Ton der Situation?
- Klingt es nach mir oder nach Standard-KI?
- Passt es zu meiner Marke?
- Würde mein bester Kunde den Unterschied bemerken?
Tipp aus der Praxis:
Du wirst mithilfe deiner KI-Assistenten ein Ergebnis erreichen, das dich zu 80 % zufriedenstellt. Das ist schon spitze! Bei den restlichen 20 % würde ich selbst Hand anlegen, sprich da und dort nachjustieren, sodass deine Texte ganz nach dir klingen.
Bereit für authentische KI-Kommunikation?
Du siehst: Eine KI, die wie du kommuniziert, ist kein Hexenwerk - aber es braucht die richtige Strategie und systematisches Vorgehen.
Falls du Unterstützung beim Aufbau deiner KI-Assistenten brauchst oder dein Team abteilungsweise maßgeschneiderte Assistenten implementieren möchte:
Als zertifizierte AI-Trainerin helfe ich Unternehmen dabei, KI so zu integrieren, dass sie markenstimmig sind. Ich befähige auch das Team, den Umgang mit der KI zu verstehen, sodass sie selbst ihre Assistenten bauen können.